チャーチルが指示した簡潔な文書作成のための4つの要点

1940年、第二次世界大戦の勃発と共に英国首相に就任したウィンストン・チャーチルは、ナチスドイツとの戦いという緊迫した情勢を踏まえて、政府各部局に以下のような書類作成に関する微細な指示を出したとのことです。

(木下是雄著「理科系の作文技術」P2)
われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。その書類のほとんどすべてが長すぎる。時間が無駄だし、要点をみつけるのに手間がかかる。
同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配慮願いたい。
(1) 報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。
(2) 複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統計は付録とせよ。
(3) 正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し、必要に応じて口頭でおぎなったほうがいい場合が多い。
(4) 次のような言い方はやめよう:「次の諸点を心に留めておくことも重要である」。「……を実行する可能性も考慮すべきである」。この種のもってまわった言い回しは埋草にすぎない。省くか、一語で言い切れ。
思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でもかまわない。
私のいうように書いた報告書は、一件、官庁用語をならべ立てた文書とくらべて荒っぽいかもしれない。しかし、時間はうんと節約できるし、真の要点だけを簡潔に述べる訓練は考えを明確にするにも役立つ。

一分一秒を争う戦時下という特殊状況ではありますが、迅速な情報伝達のための文書作成に特化させるべく要点を得た指示で、とても参考になります。
著者の木下も書いていますが、いわゆる感情を突き動かしたり、琴線に触れる種類の「いい文章」ではなく、他人につたえるべき内容が心情的要素を含まず事実と意見に限られる「仕事の文書」を書く場合にチャーチルの指示にあるような「真の要点だけを簡潔に述べる」必要性を実感します。
また、読む人の気持ちに訴えるような「いい文章」を書く場合にも、まず「真の要点だけを簡潔に述べ」た文章に、心情に配慮した「やわらかさ」「あいまいさ」を加え、そのさじ加減を調整していくことで、より「いい文章」に近づけそうだなと思います。
あわせて、木下は明快・簡潔な文章を書くための心得として以下の五つのことをあげています。(以下「理科系の作文技術」P8より一部改変引用)

(1)文章全体が論理的な順序にしたがって組み立てられていなければならない。一つの文と次の文とがきちんと連結されていて、その流れをたどっていくと自然に結論に導かれるように書くのが理想である。
(2)相手はまっさきになにを知りたいのか、情報をどういう順序にならべれば読者の期待にそえるか、ということに対する配慮がある。
(3)一文を書くたびに、その表現が一義的に読めるかどうか――ほかの意味にとられる心配はないか――を吟味すること。
(4)はっきり言えることはスパリと言い切り、ぼかした表現を避けること。
(5)できるだけ普通の擁護、日常用語を使い、またなるべく短い文で文章を構成すること。

まだ、読み始めたばかりですが、最初の章からとても参考になったのでとりあえず簡単に紹介しました。読み終えたらあらためて感想を書くかもです。
P.S.冒頭のチャーチルの指示の原文を見つけたので参考までに引用しておきます。

using-plain-english.pdf(リンク切れ)
Box: “Brevity”―Memo to the War Cabinet, from Winston Churchill, 9 August 1940
To do our work, we all have to read a mass of papers. Nearly all of them are far too long. This wastes time,
while energy has to be spent in looking for the essential points.
I ask my colleagues and their staff to see to it that their reports are shorter. The aim should be reports
which set out the main points in a series of short, crisp paragraphs.
If a report relies on detailed analysis of some complicated factors, or on statistics, these should be set
out in an appendix.
Often the occasion is best met by submitting not a full-dress report, but an aide-memoire consisting of
headings only, which can be expanded orally if needed.
Let us have an end of such phrases as these:
“It is also of importance to bear in mind the following considerations,” or “consideration should be
given to the possibility of carrying into effect.” Most of these woolly phrases are mere padding, which
can be left out altogether, or replaced by a single word. Let us not shrink from using the short expressive
phrase, even if it is conversational.
Reports drawn up on the lines I propose may first seem rough as compared with the flat surface of
“officialese” jargon. But the saving in time will be great, while the discipline of setting out the real points
concisely will prove an aid to clearer thinking.

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